POLÍTICA DE CONFIDENCIALIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

DERECHOS Y DEBERES DURANTE EL TRATAMIENTO DE DATOS 

Derechos de los titulares de la información

De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

• Conocer la efectiva existencia del tratamiento de sus datos personales por parte del responsable.
• Tener acceso en forma gratuita a sus datos personales que sean objeto de tratamiento.
• Actualizar, rectificar o solicitar la supresión de sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento.
• Ser informado por el responsable, previa solicitud, respecto al uso que se le ha dado a sus datos personales.
• Conocer las finalidades que justifican el tratamiento.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando así lo desee.
• Presentar reclamos ante INVERSIONES SIERRA MOLINA S.A.S. cuando considere que se ha incumplido alguno de sus derechos

De conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 INVERSIONES SIERRA MOLINA S.A.S. se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con el tratamiento de datos personales:

• Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Realizar oportunamente, en los términos previstos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, la actualización, rectificación o supresión de los datos.
• Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.
• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas.
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio en relación con el tratamiento de datos personales.
• INVERSIONES SIERRA MOLINA S.A.S. tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados.

Deberes de los encargados del tratamiento de datos personales

Cuando INVERSIONES SIERRA MOLINA S.A.S. o cualquiera de los destinatarios de esta política, asuman la calidad de encargados del tratamiento de datos personales bajo su custodia, deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:

Deberes de los encargados del tratamiento de datos personales 

• Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley.
• Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
• Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en esta política y en la ley. Esta función estará en cabeza del proceso de cumplimiento de INVERSIONES SIERRA MOLINA S.A.S.
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares.
• Registrar en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» en la forma en que se regula en la ley, respecto de aquellas quejas o reclamaciones no resueltas presentadas por los titulares de los datos personales.
• Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES EN INVERSIONES SIERRA MOLINA S.A.S.

Las finalidades por las cuales pueden ser objeto de tratamiento los datos personales de personas naturales que tengan o hayan tenido algún tipo de vínculo con INVERSIONES SIERRA MOLINA S.A.S., son, entre otras, las siguientes:

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE CLIENTES/ PROVEEDORES/ CONTRATISTAS

• Recolectar, registrar y actualizar sus datos personales con la finalidad de informar, comunicar, organizar, controlar, atender y acreditar las actividades en relación con su condición de Clientes, Proveedores y/o Contratistas.
• Gestionar sus datos para efectuar los diferentes procesos de pagos de facturas, cuentas de cobro presentadas a INVERSIONES SIERRA MOLINA S.A.S. y gestión de cobranzas cuando se requiera.
• Conservar los datos personales de aquellos Clientes, Contratistas y/o Proveedores inactivos, para efectos de poder suministrar tal información a las Entidades que así lo requieran.
• Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias, de registros comerciales, corporativos y contables de INVERSIONES SIERRA MOLINA S.A.S.
• Ejecución de los procesos de archivo y actualización de bases de datos internas de INVERSIONES SIERRA MOLINA S.A.S.
• Transmitir los datos que el Gobierno Nacional y/o las autoridades requieran en cumplimiento de las disposiciones legales.
• Diligenciamiento o actualización de Formato de Cliente/Proveedor o Contratista, estipulado por INVERSIONES SIERRA MOLINA S.A.S.
• Demás usos administrativos, comerciales, de publicidad y las demás finalidades que se relacionen con el cumplimiento de sus obligaciones o el ejercicio de sus derechos derivados de la relación que tiene, tuvo o podrá tener con el Titular.
• Consultar y/o verificar su información en listas de control nacionales e internacionales relacionadas con lavado de activos, financiación del terrorismo, financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva, actividades ilícitas o situaciones que reglamenta el código penal Colombiano. Lo anterior, con el fin de dar cumplimiento a circular básica jurídica – Capitulo X
• Ejecución de debidas diligencias ampliadas en función de atender señales de alerta LA/FT/FP/C/ST que se presenten en la marcha de la operación.
• Reporte de señales de alerta identificadas a la Unidad de información y análisis financiero – UIAF.

PRINCIPIOS

Estos principios constituyen los parámetros generales que serán respetados por INVERSIONES SIERRA MOLINA S.A.S. en los procesos de recolección, uso y tratamiento de datos personales.

Principio de finalidad:

El tratamiento de los datos personales recogidos por INVERSIONES SIERRA MOLINA S.A.S. sólo obedecerá a una finalidad legítima de la cual debe ser informado el Titular.

Principio de libertad:

El tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización; excepto por mandato legal o judicial.

Principio de veracidad o calidad:

La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta y actualizada, no se hará Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de transparencia:

En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de INVERSIONES SIERRA MOLINA S.A.S. en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le concierne.

Principio de acceso y circulación restringida:

Los datos personales, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.

Principio de seguridad:

La información sujeta a tratamiento por parte de INVERSIONES SIERRA MOLINA S.A.S., se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad:

Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.

PERIODOS DE VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS

Las bases de datos serán almacenadas de acuerdo con la política de gestión documental definida por INVERSIONES SIERRA MOLINA S.A.S., según el tipo de documentación que esté siendo almacenado.

PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA.

Como responsable del tratamiento de datos personales, INVERSIONES SIERRA MOLINA S.A.S., define los siguientes mecanismos con el fin de permitir a los titulares de los mismos el ejercicio de los derechos contemplados por la ley:

INVERSIONES SIERRA MOLINA S.A.S. como responsable del tratamiento de datos personales de las personas naturales identificadas dentro de su grupo de interés, con el ánimo de garantizar el ejercicio del derecho de Habeas Data, ha determinado que el proceso de cumplimiento en conjunto con la gerencia, son responsables de tramitar las consultas, reclamos y demás solicitudes en materia de protección de datos personales que se presenten.

Para este efecto ha habilitado los canales de atención que a continuación se describen:

(i) Podrá dirigirse vía correo electrónico a: mercadeo@amazonasmkt.com.

(ii) Oficina Domicilio Principal:

Podrá dirigirse a las oficinas del domicilio principal de INVERSIONES SIERRA MOLINA S.A.S. ubicada en el kilómetro siete vía Llanogrande, Mall Plaza Toledo –  local 106, Rionegro – Antioquia, Colombia. Solicitud que deberá estar direccionada al Oficial de Cumplimiento.

A continuación, se describen los detalles del procedimiento que garantizarán el correcto ejercicio de sus derechos como titular de información personal.

El titular de los datos personales que desee ejercer cualquiera de los derechos citados en este manual, podrá hacerlo a través de los medios habilitados para este efecto o de forma escrita a INVERSIONES SIERRA MOLINA S.A.S. como responsable del tratamiento de su información personal, acompañando dicha solicitud de su firma y copia física de su documento de su identidad; en caso  que el titular esté representado por un tercero deberá allegarse el respectivo poder, el cual deberá tener reconocimiento del contenido ante notario. El apoderado deberá igualmente acreditar su identidad en los términos indicados.

Si se presenta una solicitud por parte de una persona diferente al titular sin que ésta aporte el poder requerido, se considerará la solicitud como no presentada. El ejercicio de los derechos de habeas data relacionados con menores de edad, deberán ser ejercidos a través de quien acredite la representación legal del menor.

El titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante INVERSIONES SIERRA MOLINA S.A.S. Igualmente, agotados los términos legales, si no obtuvo respuesta a su consulta o reclamo en materia de habeas data, usted podrá presentar directamente ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por las posibles infracciones a la normatividad en materia de protección de datos personales por parte de INVERSIONES SIERRA MOLINA S.A.S.

PETICIÓN POR PARTE DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN.

Cuando el titular de los datos personales que requiera conocer la información de tipo personal que de él reposa o esté vinculada en las bases de datos de propiedad de DISTRIBUIDORA EL AMAZONAS S.A.S. o desee conocer el origen de los datos, conocer cualquier otro dato personal suyo que haya sido obtenido mediante cualquier tipo de procedimiento, operación o tratamiento o conocer a quienes se han transmitido y/o transferido sus datos de carácter personal o a quien se pretende comunicar los mismos.

La petición se deberá formular por algunos de los canales autorizados previamente indicados, será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud.

En caso de no ser posible atender la petición dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición, que en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término, sin perjuicio de las disposiciones contenidas en leyes especiales o reglamentos expedidos por el Gobierno Nacional que podrán establecer términos inferiores, atendiendo a la naturaleza del dato personal.

Cuando los titulares de datos personales realicen una petición sobre su información de tipo personal, INVERSIONES SIERRA MOLINA S.A.S. en su calidad de responsable o encargado del tratamiento de sus datos personales, suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada al titular de la información.

RECLAMOS POR PARTE DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN.

Si como titular de datos personales se considera que la información contenida en una base de datos es propiedad de INVERSIONES SIERRA MOLINA S.A.S. debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley 1581 de 2012, podrá presentar un reclamo ante INVERSIONES SIERRA MOLINA S.A.S. o el encargado del tratamiento, utilizando algunos de los canales autorizados previamente indicados.

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al responsable del tratamiento o al encargado del tratamiento, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y la dirección, acompañando los documentos que se quiera hacer valer.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.

Si el reclamo se ha presentado de forma incompleta y se notificó oportunamente para que se subsanara el error y el solicitante no ha dado respuesta dentro de los dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles se incluirá en la base de datos de propiedad de INVERSIONES SIERRA MOLINA S.A.S. una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

En caso de que INVERSIONES SIERRA MOLINA S.A.S. reciba un reclamo por parte de un titular de información y no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará la situación al interesado.

TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES.

INVERSIONES SIERRA MOLINA S.A.S. podrá realizar el tratamiento de datos sensibles cuando:

• El titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por Ley no sea requerido el otorgamiento de la mencionada autorización
• El tratamiento sea necesario sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización
• El tratamiento sea efectuado en el curso de actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa, sindical o gremial, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
• El Tratamiento se refiere a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
• El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica.

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